## スケジュール管理について

たすけあいシステムのスケジュール管理は、受付スケジュールと派遣スケジュールという二つのウィンドウで行われます。 以下では、個別のスケジュールの取り扱い、と、前掲の二つのウィンドウの役割と使い方を説明します。

### 個別のスケジュールの取り扱い

たすけあいシステムでは次の四種類のサービスのスケジュールを取り扱います。

家事 | 専ら屋内で行われる家事のサービスです。
介護 | 専ら屋内で行われる介護のサービスです。
移送 | 車を利用した通院などのサービスです。
ヘルパー送迎 | 家事や介護のヘルパーさんを、団体側で手配した車で送迎する場合のサービスです。

これらはそれぞれ、家事ウィンドウ、介護ウィンドウ、移送ウィンドウ、ヘルパー送迎ウィンドウ、というウィンドウで取り扱います。 各々のウィンドウには、サービスを受ける利用者、サービスを行う提供者、日時、場所、より具体的なサービス内容、謝礼、などを入力する欄があります。 スケジュールを追加するには、これらのウィンドウを通じて必要な情報を入力します。

個別スケジュールのウィンドウは受付スケジュールおよび派遣スケジュールから呼び出すことができます。

### 受付スケジュールと派遣スケジュールの役割分担

端的には、スケジュールを利用者の側から捉えるのか提供者の側から捉えるのか、が受付スケジュールと派遣スケジュールの違いになっています。

受付スケジュールでは利用者を中心にスケジュールを捉えます。 利用者一人一人ごとに、当日、当月にどのようなサービスがあるのか、が表示されます。

これに対し、派遣スケジュールでは提供者を中心にスケジュールを捉えます。 提供者一人一人ごとに、当日、当月にどのようなサービスがあるのか、が表示されます。 また、このウィンドウの右側には、提供者が未定の個別のスケジュールの一覧が表示されます。 この一覧からスケジュールを適宜ドラッグ＆ドロップすることで、派遣すべき提供者をマウス操作だけで入力できます。

たすけあいシステムは、複数台のパソコンを同時に利用し、それぞれのパソコンに役割を割り振ることを想定しています。 具体的には、ある一台のパソコンでは受付スケジュールを画面に表示し、利用者からのサービス依頼を次々に入力します。 これに対し、別のある一台のパソコンでは派遣スケジュールを画面に表示します。 そして、受付スケジュールから入力された、提供者未定のスケジュールに対して、次々に提供者を割り当てます。 このような役割分担により、同時並行で作業を行うことができます。

ただし、このことはパソコン一台でのシステムの運用を妨げるものではありません。 パソコン一台で受付スケジュールと派遣スケジュールの画面を随時切り替えながら作業しても構いません。 あるいは、事務量が少ない場合には、受付スケジュールでサービス依頼を個別に入力した段階で、派遣すべき提供者を決定することも可能です。

スケジュールを、利用者の側から捉えるか提供者の側から捉えるか、という違いを前提とした上で、各団体の事情に応じて適宜使い方を工夫してください。

### スケジュールを追加するには

利用者からのサービス依頼を受け、これをスケジュールとして追加するには、受付スケジュールを利用します。 以下に、受付スケジュールを開いた状態で、実際にスケジュールを追加する操作を示します。

移送のスケジュールの追加
家事のスケジュールの追加
介護のスケジュールの追加
ヘルパー送迎のスケジュールの追加

この他、一括複写や定番予約などの機能を用いて、複数個のスケジュールを一度に入力することもできます。

### 実績と予約の区別について

本来、スケジュールには予約と実績の別があります。 しかし、たすけあいシステムではこの二つを区別しません。 入力されたスケジュールは全て予約かつ実績です。 実施時刻が未定であったり、提供者の指定が空欄になっているのでなければ、精算などの際にもそのまま実績として集計されます。

実際の事務を考えた場合、ほとんどのスケジュールは依頼内容の通りに実施されます。 従って、大部分においては、予約内容と実績との間に内容の違いはありません。 違いがあるのは、途中で何らかの変更があった場合や、実施することなく中止された場合など、何らかの例外があった場合です。

このような現実を踏まえ、たすけあいシステムでは、一度スケジュールを入力したなら、そのままこれを実績扱いできるようにしています。 例外的状況が発生した場合に、そのような一部のスケジュールだけを修正や削除した方が、作業量が少なくて済むからです。

日常の運用にあたっては、例外的状況の発生を確実にチェックした上で、必要な修正作業を欠かさずに行ってください。

### スケジュールを変更するには

登録済みのスケジュールの内容を変更するには、個別スケジュールのウィンドウを開きます。 新規追加時と同様に、実施日付以外のほとんどの項目を自由に変更することができます。

個別スケジュールのウィンドウを開くには、受付スケジュールや派遣スケジュールを開き、グラフ上のスケジュールのマークをダブルクリックするなどしてください。

複数個のスケジュールの内容を一度に変更するには、一括変更を利用します。

### 親スケジュールと補助スケジュール

スケジュールには親スケジュールと補助スケジュールという分類があります。 これは、二人の提供者でサービスを提供する場合を想定したものです。

個別スケジュールのウィンドウには、提供者の名前を入力できる欄は一つしかありません。 このため、二人がかりで実施しなくてはならないスケジュールを一つのウィンドウで入力することはできません。 このような場合には、補助スケジュールを利用します。

家事、介護、移送の三種類のサービスには、それぞれ補助サービスが存在します。 補助サービスのマークを、既に存在している家事や介護などのスケジュールの上にドラッグ＆ドロップすると、補助スケジュールの入力ウィンドウが開きます。 以下に具体的な操作例を示します。

移送の補助スケジュールの追加
介護の補助スケジュールの追加

補助スケジュールの元になった既存のスケジュールは親スケジュールと呼ばれます。 補助スケジュールは親スケジュールと一体化しているため、例えば親スケジュールの実施時刻を一時間ずらすと、補助スケジュールの実施時刻も自動的に調整されます。

このようにして補助スケジュールを入力することで、二人がかりでのスケジュールを取り扱うことができます。 たすけあいシステムでは、現在のところ、三人以上でのサービス提供には対応していません。

なお、広義には、ヘルパー送迎も補助スケジュールに含まれます。 介護と一体化して行われる移送である「付添の移送」も同様です。

付添の移送は病院内での付添介助と一体化した移送を想定したものです。 例えば、利用者の自宅から出発して病院まで移送を行い、院内でずっと付き添いの介護を行い、再び自宅まで移送を行う、という場合が該当します。 このような場合には、まず介護のスケジュールを入力し、その補助スケジュールとして付添の移送を追加します。

### スケジュールを削除するには

スケジュールを削除するには、受付スケジュールや派遣スケジュールを開き、グラフ上のスケジュールのマークをクリックしてください。 その上で削除ボタンをクリックすると、先にクリックして選択しておいたスケジュールが削除されます。 以下に具体的な操作例を示します。

家事スケジュールの削除
介護スケジュールの削除

親スケジュールを削除すると補助スケジュールも同時に削除されます。

複数個のスケジュールの内容を一度に削除するには、一括削除を利用します。

### スケジュール表を印刷する

たすけあいシステムでは利用者向け・提供者向けのそれぞれに、日間・週間・月間のスケジュール表を印刷できます。 また、団体の事務局内部で利用するための、全体スケジュール表も何種類か印刷できます。 これらの印刷物を得るには、受付スケジュールや派遣スケジュールを開き、レポート印刷メニューから目的の印刷物を選びます。 たすけあいシステムで印刷可能なものの一覧は、印刷物の一覧にあります。

更に、提供者向けのスケジュール表に限っては、地図などを添付した状態で、複数枚のスケジュール表を一括印刷することができます。 適切な FAX 機器をパソコンに接続している場合には、これらを相手先の FAX に直接送信することも可能です。 詳しくは、派遣スケジュール表の一括印刷をご覧ください。 FAX 機器に関しては、FAX送信処理についてをご覧ください。